Barrierefreie Dokumente & PDFs: Rechtssicher nach BFSG 2025

Seit dem 28. Juni 2025 ist Barrierefreiheit für viele Unternehmen gesetzliche Pflicht. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) setzt den European Accessibility Act (EAA) um und fordert, dass digitale Produkte und Dienstleistungen für alle Menschen zugänglich sein müssen – auch Ihre PDF-Dokumente.

Wir machen Ihre Dokumente rechtssicher und barrierefrei.

Was bedeutet Barrierefreiheit bei Dokumenten?

Barrierefreie PDFs sind mehr als nur optisch ansprechende Layouts. Sie erfüllen technische und strukturelle Anforderungen, die Menschen mit Beeinträchtigungen den gleichberechtigten Zugang zu Informationen ermöglichen:

• Screenreader-Kompatibilität: Ihre PDFs werden von Vorleseprogrammen korrekt interpretiert und vorgelesen.

• Lesefreundliche Gestaltung: Optimierte Farbkontraste und Schriftauswahl für bessere Lesbarkeit

• Strukturierte Inhalte: Texte und Tabellen erhalten eine logische, technische Struktur im Hintergrund.

• Alternativtexte für Bilder: Visuelle Inhalte werden beschrieben und für alle zugänglich.

• Bedienbare Formulare: Alle Steuerelemente sind per Tastatur erreichbar und nutzbar.

Für wen ist Barrierefreiheit für PDFs ab 2025 Pflicht?

Das BFSG ist seit Juni 2025 in Kraft. Verpflichtet sind unter anderem:

Unternehmen mit 2 Mio. Euro Jahresumsatz und mehr als 10 Mitarbeitenden
Anbieter digitaler Dienstleistungen
Hersteller bestimmter Produkte
Öffentliche Einrichtungen (bereits seit 2019 verpflichtet)

Auch ohne direkte Verpflichtung sinnvoll:

Barrierefreie Dokumente bieten Ihnen messbare Vorteile – unabhängig von gesetzlichen Vorgaben. Etwa 10% der Bevölkerung profitieren direkt von barrierefreien PDFs, das erweitert Ihre Zielgruppe erheblich. Zudem werden strukturierte, barrierefreie Dokumente von Suchmaschinen deutlich besser erfasst und indexiert: ein klarer SEO-Vorteil. Sie demonstrieren gesellschaftliche Verantwortung und positionieren Ihr Unternehmen als inklusiven Arbeitgeber und Partner. Wer heute bereits in Barrierefreiheit investiert, ist für künftige Anforderungen bestens gerüstet und vermeidet nachträgliche Anpassungskosten.

Unsere zertifizierte Expertise

Unser Team kennt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen – wir setzen sie täglich um. Durch das absolvierte Spezialseminar zu barrierefreien PDF-Dokumenten verfügen wir über detailliertes Verständnis der technischen Anforderungen und praktisches Know-how in Adobe InDesign und Acrobat Professional. Wir haben bewährte Lösungsstrategien für komplexe Layoutsituationen entwickelt und arbeiten mit effizienten Workflows, die Barrierefreiheit wirtschaftlich umsetzbar machen. Unsere Kenntnisse zu Prüfverfahren und Standards halten wir kontinuierlich aktuell, damit Ihre Dokumente allen aktuellen Richtlinien entsprechen.

Was wir für Sie leisten

Professionelle Vorbereitung in InDesign

Barrierefreiheit beginnt bereits im Layout. Wir legen die Dokumentenstruktur von Anfang an so an, dass sie barrierefrei exportiert werden kann. Typografie und Farbgestaltung setzen wir nach Accessibility-Standards um und vermeiden typische Fehlerquellen bereits in der Layoutphase – das spart Zeit und garantiert Qualität.

Standards-konforme Umsetzung

Wir arbeiten nach BITV 2.0 und dem internationalen PDF/UA-Standard. Mit optimalen Export-Einstellungen garantieren wir maximale Kompatibilität mit allen Hilfstechnologien und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Technische Strukturierung

Wir erstellen eine korrekte Tag-Struktur für Screenreader, versehen alle relevanten Bildelemente mit aussagekräftigen Alternativtexten und definieren eine logische Lesereihenfolge. Formularfelder und Bedienelemente werden vollständig barrierefrei aufbereitet.

Qualitätssicherung und Prüfung

Alle Dokumente durchlaufen unsere mehrstufige Qualitätskontrolle mit Acrobat Professional und PAC (PDF Accessibility Checker). Sie erhalten rechtssichere PDFs mit vollständiger Dokumentation der Barrierefreiheit.

Warum MB

Zertifizierte Kompetenz durch professionelle Schulung
Ganzheitlicher Ansatz von Design bis technische Umsetzung
Erfahrene Reinzeichnung mit Blick fürs Detail
Rechtssicherheit durch Standards-konforme Umsetzung
Effiziente Prozesse für optimales Preis-Leistungs-Verhältnis

Typische Dokumente, die wir barrierefrei umsetzen

Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse
Produktkataloge und Broschüren
Formulare und Anträge
Handbücher und Bedienungsanleitungen
Präsentationen und Whitepapers
Newsletter und Mailings
Verträge und AGB

FAQ – Häufige Fragen zu barrierefreien Dokumenten

Was genau ist ein barrierefreies PDF?: Ein barrierefreies PDF ist so aufbereitet, dass es für alle Menschen – unabhängig von körperlichen oder technischen Einschränkungen – voll zugänglich ist. Das bedeutet vor allem, dass der Inhalt für assistive Technologien wie Screenreader (die Texte vorlesen) maschinenlesbar ist. Zentrale Merkmale sind eine logische Tag-Struktur, Alternativtexte für Bilder, eine korrekte Lesereihenfolge und ausreichende Kontraste.
Warum müssen Dokumente barrierefrei sein?: Neben dem sozialen Aspekt der Inklusion gibt es klare rechtliche Vorgaben. Für öffentliche Stellen gilt bereits die BITV 2.0. Ab dem 28. Juni 2025 weitet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) diese Pflichten massiv auf den privaten Sektor aus. Viele Unternehmen müssen dann ihre digitalen Produkte und Dienstleistungen – inklusive PDFs wie Rechnungen, Verträge oder Bedienungsanleitungen – barrierefrei anbieten
Was sind „PDF-Tags“ und warum sind sie wichtig?: Tags bilden die unsichtbare Struktur hinter dem sichtbaren Text. Sie sagen einem Screenreader, was eine Überschrift, eine Liste oder eine Tabelle ist. Ohne korrekte Tags „sieht“ ein Vorleseprogramm nur einen ungeordneten Textklumpen, was die Navigation im Dokument für blinde Menschen unmöglich macht.
Reicht es aus, ein Word-Dokument einfach als PDF zu speichern?: In der Regel nein. Zwar bietet Microsoft Word Funktionen zur Barrierefreiheit, doch beim Standard-Export gehen oft wichtige Informationen verloren. Barrierefreie PDFs erfordern meist eine professionelle Nachbearbeitung (z. B. mit Adobe Acrobat Pro oder speziellen Plug-ins), um dem internationalen Standard PDF/UA (ISO 14289) zu entsprechen.
Wie kann ich prüfen, ob mein PDF barrierefrei ist?: Ein gängiges Tool zur technischen Prüfung ist der kostenlose PAC (PDF Accessibility Checker). Dieser prüft die Einhaltung des PDF/UA-Standards. Zusätzlich empfiehlt sich immer eine manuelle Prüfung der Lesereihenfolge und der Qualität der Alternativtexte, da automatisierte Tools den logischen Sinn von Inhalten nur bedingt erfassen können.
Können auch bestehende (alte) Dokumente barrierefrei gemacht werden?: Ja, das ist möglich („Remediation“). Bestehende PDFs können nachträglich getaggt und strukturiert werden. Bei sehr komplexen Dokumenten oder großen Archiven ist es jedoch oft effizienter, den Erstellungsprozess der Quelldateien (z. B. in InDesign oder Word) direkt barrierefrei aufzusetzen.
Welche Vorteile haben barrierefreie PDFs für mein Unternehmen?: Rechtssicherheit: Vermeidung von Bußgeldern und Klagen (insb. ab 2025).

SEO-Vorteile: Suchmaschinen können getaggte PDFs besser indexieren und höher ranken.

Usability: Barrierefreie Dokumente sind oft auch auf Mobilgeräten besser lesbar und insgesamt strukturierter für alle Nutzer.

Image: Sie zeigen soziale Verantwortung und Professionalität.

Jetzt handeln – Gesetzeskonformität sicherstellen

Das BFSG ist bereits in Kraft. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentenprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wir unterstützen Sie dabei – mit Expertise, Erfahrung und dem Blick für das große Ganze.

Lassen Sie uns über Ihre Dokumente sprechen.

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Gern spreche ich mit Ihnen über Ihr Projekt.

Geschäftsführender Gesellschafter

Friedrich Keydel

keydel@mbagentur.de

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